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フローチャートは便利。作業を手伝ってもらう際に必ず作ります。

      2016/06/06

フローチャート

どうも@yottaです

今日から新入社員に仕事を教えることが始まりますね!なんやかんや言うてフレッシュな人ってのは気持ちがいいものです。

今回は、新入社員ではないですが新たに外注さんなどへ仕事を依頼する際に、必ず作る物を一つ紹介します。

フローチャートってやつです

以前たしかebay輸出の先駆けセラー君嶋さんのメルマガだったと思いますが、フローチャートについて紹介されていたので、それを試したら良かったという話です。

あ~つまりパクったネタってことですねコレ。いま気づいた。良いものは紹介していくスタイル

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フローチャートって何?

ウィキペディアから引用しますと、


フローチャート
(flowchart) は流れ図または流れ作業図のことで、各ステップを様々な形の箱で表し、それらの間を実線または矢印で繋いで流れを表すことで、アルゴリズムやプロセスを表現する。 この図式的知識表現で、与えられた問題の段階的解法を示せる。

フローチャート引用元:wikipedia

こんなやつです。

活用方法

使う場面は、初めて仕事を頼むときに全体の流れを共有することに使います。

仕事のスタートから終わりまでが見える化しますので、頼む側と頼まれる側の最終着地点がズレにくいです。

実際にはフローチャートはプログラマーさんがアルゴリズムを組む時に使うみたいで、世界共通の正規表現が決まっていますので、□とか△には厳密にはちゃんとした意味があるらしいです。ただ、僕は見た目で作っています。

最初にフローチャートで全体像を把握してもらって、そのあと細かいマニュアルと動画でマスターしてもらうようにしています。

ちなみに外国人の外注さんに最初にこんなんだけどできるか?って見せても意味ないです。「できるに決まってんだろ!」って言われるからです。早い人は2,3秒で返事が返ってきます。見もしねぇ、ギギギってなります。

フローチャートの作り方

エクセルでチャートを作ることができます。

挿入⇒図形⇒フローチャート

エクセルエクセルの標準機能にあるぐらい多くの人が使っている方法と言えます。

ただ、僕はエクセルでは作ってなくて
サイトで作成しています。無料です。

https://www.draw.io/

ここはフローチャートを作ることに特化したサイトで、何が良いってGoogleスプレッドシートと連動しているところです。操作も直感的にできます。


 

あとは、外注さんへのマニュアルと動画についてはウェブで公開するのがおススメです。

レンタルサーバーとドメインが必要なので、用意しましょう。

もし外注さんとのマニュアル共有でサーバーをレンタルするなら、月額100円でレンタルできるロリポップのエコノミープランで充分でしょう。容量が10GBありますので、お腹いっぱいの容量です。
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お客さんへ向けてのブログなどを将来的にやる予定があるなら、エコノミーではなくスタンダードプランがお勧めです
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ドメインも必要です。URLのことです。自分のebayIDなどでドメインを取得しておけば後々のサイト作りに使えます。年間数百円で取得できます。
お名前.com



フローチャートの良い所

フローチャートはお互いに仕事内容を共有しやすくなることの他に、自分自身の頭もスッキリさせることができるので好きです。だから自分で作っています。

なんとなく行っていた作業内容を、アウトプットすることで気付けたことって多いです。そして多くの場合は自分じゃなくてもできる作業だったりします。

その後は作ったフローチャートを見せて「コレできる?」って話です。”コレ”の部分が細かい内容なのであれば、さらにフローチャートで細分化しています。

フローチャート作る新入社員

衝撃

フローチャートで僕が衝撃を受けたことがありまして、以前入ってきた新入社員の話です。

彼は数回の面接を這い上がってきた期待の新人ですが、そこはまあ会社なので、とりあえず最初の仕事で「電話に出る」という事を指示しました。

注意点があって内線と外線で着信の音が異なるシステムです。

新人がなぜ電話に出るという決まりなのでしょう?」とか言う人ではなく、彼はすんなり受け入れてくれました。安心です。

ただ、そこで何を思ったか彼はメモを取り出したわけですよ。

電話鳴る

外線 or 内線 ⇒ (外線) ⇒「はい、お世話になっております。○○商事の~」

↓(内線)

「お疲れ様です。営業○課~」

 

えっ!ってなりました。仕事は準備で9割決まるとは言いますが、さすがに電話取るのにフローチャートの準備はいらねぇよって。

気持ちは分からないでもないですが、電話のようなイレギュラーが多い仕事はチャート化が難しいです。(マニュアル化はできる:トークフロー)

しかも仕事を知らない新入社員はイレギュラーを想像できないので、作るのがよけい難しいでしょう。(失敗して良い事しか任せないのだから、やってみたらいいのにとか思います)

ちなみにこの彼は、もしフローチャートの流れから外れた事が起ころうものなら、そのままコックピットから飛んで脱出しそうな新人でした。とにかく色々ぶっ飛んでた。

今何してるのだろう。

フローチャートはルートが決まった作業に向いている

そういうわけで、スタートから終わりまでが流れとして成立し易い作業がフローチャートに適しています。

僕は人に物を伝えるのが苦手なので、フローチャートは簡単に共有できる手段として大活躍しています。

余談:

サイト運営の為に記事数を50にしてSEO業者に方向性の打診をしようと毎日投稿することを数日前に決めましたが、さっそく昨日で毎日更新は終わりました。

好きなサッカーチームのドルトムントが試合したり、バルサとレアルの試合があったからです。深夜しか作業時間ないのに、香川ゴールぅぅ!100試合目メモリアルゴール!!最高のベンゼマ!キターとか言ってたら作業時間がなくなっていました。

冒頭で君嶋さんがフローチャート紹介していたって言いましたが、彼は毎日何があってもメルマガを配信されています。

結果って何があっても続けられる強い心からくるんだろうなぁってリスペクトして終わります。

持ち上げてパクリをなかったことにするスタイル

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