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フローチャートは便利!外注さんに仕事依頼するとき必ず作る物

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フローチャート

今日から新入社員に仕事を教えることが始まりますね!なんやかんや言うてフレッシュな人ってのは気持ちがいいものです。

新入社員ではありませんが、今回は外注さんなどへ仕事を依頼する際に必ず作る物を一つご紹介します。

フローチャートってやつです

フローチャートって何?

ウィキペディアから引用しますと、


フローチャート
(flowchart) は流れ図または流れ作業図のことで、各ステップを様々な形の箱で表し、それらの間を実線または矢印で繋いで流れを表すことで、アルゴリズムやプロセスを表現する。 この図式的知識表現で、与えられた問題の段階的解法を示せる。

フローチャート引用元:wikipedia

こんなやつです。画像のような条件分岐のやつ

フローチャートの活用

チャートを使う場面は、初めて仕事を頼むときに全体の流れを共有することに使います。

仕事のスタートから終わりまでが見える化しますので、頼む側と頼まれる側の最終着地点がズレにくいです。こちらの目的を共有してもらう事は、仕事を任せる上でとても重要なポイント

参考:実際にプログラマーがアルゴリズムを組む際に使うフローチャートは、世界共通の正規表現が決まっているようです。□や△には厳密にはちゃんとした意味があります。
ただ、僕は見た目で作ってます。

最初にフローチャートで全体像を把握してもらって、そのあと細かいマニュアルと動画などでマスターしてもらうのが外注さんへ業務依頼する際の流れ

外国人の外注さんへのフローチャート

ちなみにですが、

外国人の外注さんにこんなんだけどできるか?って最初にフローチャート見せてもあまり意味ないです。

「できるに決まってんだろ!」って言われるから。
早い人は2,3秒で返事が返ってきます。見もしねぇ、ギギギってなります。

外国人の外注さんに仕事をお願いするときのポイント

フローチャートの作り方

フローチャートはエクセルで作ることができます。

挿入⇒図形⇒フローチャート

エクセル

エクセルの標準機能にあるぐらい多くの人が使っている方法と言えるでしょう

僕はエクセルでは作ってなくてサイトで作成してます。無料です。

https://www.draw.io/

ここはフローチャートを作ることに特化したサイトで、何が良いってGoogleスプレッドシートと連動しているところ。操作も直感的にできます。登録のたぐいも必要ありません。

参考:大事なのは時間短縮でしょう 

パソコン操作などでチャート作るのに時間がかかるようでしたら、手書きで全然大丈夫だと思います。

手書きした紙をスキャンするのが早いです。スキャンがないならば写真に撮ればいいですし。こういう道具も使えばさらに簡単です。

見た目を気にするようでしたら、手書きしてスキャンした後に、外注さんに「コレ綺麗に作り直して」と依頼すればいいです。

そういう簡単なのは、ココナラでどうぞ。

フローチャートの隠れた良い所

「目的の共有」がメインの意図にあるフローチャートですが、自分自身の頭もスッキリさせることができるので好きです。

なんとなく行っていた作業内容を、アウトプットすることで気付けたことって多くて、突き詰めると別に自分じゃなくてもできる作業だったりします。

その後は作ったフローチャートを見せて「コレできる?」って話。"コレ"の部分が細かい内容なのであれば、さらにフローチャートで細分化できますね。

フローチャート作る新入社員に驚いた

衝撃

フローチャートで僕が衝撃を受けたことがありまして、以前入ってきた新入社員の話です。

彼は数回の面接を這い上がってきた期待の新人ですが、そこはまあ会社なので、とりあえず最初の仕事で「電話に出る」という事を指示しました。

注意点があって内線と外線で着信の音が異なるシステム

新人がなぜ電話に出るという決まりなのでしょう?」みたいなこと言う人ではなく、彼はすんなり受け入れてくれました。安心です。

ただ、そこで何を思ったか彼はメモを取り出したわけですよ。

電話鳴る

外線 or 内線 ⇒ (外線) ⇒「はい、お世話になっております。○○商事の~」

↓(内線)

「お疲れ様です。営業○課~」

えっ!ってなりました。仕事は準備で9割決まるとは言いますが、さすがに電話取るのにフローチャートの準備はねぇわって。研修で何やってきたの?って思う。

気持ちは分からないでもないですが、電話のようなイレギュラーが多い仕事はチャート化が難しいです。仕事を知らない新入社員となればイレギュラーを想像できないので、より作るのは難しいでしょう。

参考:オペレーターなどの決まったやり取りであればマニュアル化はできる(トークフロー & FAQリスト)

ちなみにこの彼は、もしフローチャートの流れから外れた事が起ころうものなら、そのままコックピットから飛んで脱出しそうな新人でした。とにかく色々ぶっ飛んでた。

フローチャートはルートが決まった作業に向いている

そういうわけで、スタートから終わりまでが流れとして成立し易い作業がフローチャートに適しています。

僕は人に物を伝えるのが苦手なので、フローチャートは簡単に目的共有できる手段として大活躍してますよ!是非、初めて外注さんに仕事依頼する際にお試しくださいね。

ちなみに初めての外注無料登録OK ココナラを僕はおススメしてます。

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